Taloudenhoito, kirjanpito ja verotus

Talousasioiden jämäkkä hoitaminen on kimpan uskottavuuden kannalta ensiarvoisen tärkeää. Kimpan taloudenhoitajaksi kannattaa valita täsmällinen ja luotettava henkilö, joka on kiinnostunut raha-asioiden hoitamisesta ja jaksaa tarvittaessa patistella kimppalaisia. Ihanteellisin tilanne tietysti on, jos kimpan taloudenhoitaja on taloushallinnon ammattilainen ja hallitsee kirjanpidon. Taloudenhoitaja on yksi keskeisistä henkilöistä kimpan onnistumisen kannalta ja taloudenhoitajan sitouttaminen pitkäaikaiseen toimintaan on suositeltavaa. Kimppatallisopimukseen on kirjattava mahdollinen taloudenhoitajan korvaus tai muu etuus. Korvaus voi olla myös vapautus kuukausimaksuista.

Vastuuhenkilö huolehtii kimpan pankki-tilillä olevista varoista ja maksuista. Tilinkäyttöoikeus kannattaa järjestää vähintään kahdelle henkilölle, ettei kaikki jää yhden ihmisen taakse elämän yllättävissä tilanteissa. Yksinkertaisimmillaan kirjanpito tapahtuu listaamalla menot ja tulot aikajärjestyksessä ja säännöllisin välein lasketaan näiden erotus. Kirjanpidolliset vähimmäisvaatimukset lakien ja esimerkiksi verottajan näkökulmasta riippuvat siitä, missä muodossa kimppa on perustettu. Kimppaomistusyhtymä ei välttämättä tarvitse kirjanpitolain vaatimassa laajuudessa kirjanpitoa ja tilinpäätöskäytäntöä. Yhdistys- tai yrityspohjainen kimppaomistus sein sijaan ovat aina kirjanpitovelvollisia. Niiden on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa ja noudatettava hyvää kirjanpitotapaa. Kirjanpitoon kirjataan tulot, menot ja yhdistyksen rahoitustapahtumat.

Kirjanpidon voi toteuttaa helposti sähköisillä kirjanpito-ohjelmilla tai vaikka Excel-taulukkona.
  • Olennainen osa kirjanpitoa on tositteiden säilyttäminen. Tositteet ovat tärkeitä, sillä ne toimivat todisteina siitä, millaiseen käyttöön raha on sijoitettu tai saatu. Tositteiden avulla voidaan varmistaa, että kirjanpito ja tehdyt kirjaukset ovat paikkansapitäviä. Kirjanpitoon liittyvät yhdistyksen tositteet tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
  • Merkitse kuitteihin tai laskuihin tarvittaessa lisätietoja. Mitä ostettiin ja keneltä? Kuka osti ja milloin? Miten hankinta liittyy kimpan toimintaan? Kirjanpidon tositteet saavat sisältää jälkikäteenkin kirjattuja lisätietoja. Parempi liikaa informaatiota, kuin liian vähän. Ihmismieli ei yleensä muista muutaman kuukauden takaisia asioita salaman kirkkaasti. Kuiteista kannattaa ottaa kopiot, koska kuittien teksti haalenee.
  • Pienillä yrityksillä ei ole lakisääteistä tilintarkastusvelvollisuutta. Yhdistyksellä on oltava toiminnantarkastaja, jos sillä ei ole tilintarkastajaa.

Kimppaomistusyhtymän on suositeltavaa suorittaa tilin- ja toiminnantarkastus ja käsitellä tilinpäätösasiat yleisessä kokouksessa avoimuuden lisäämiseksi. Tarkastuksen voi suorittaa esimerkiksi yhteisesti sovittu luotettava henkilö kimpan ulkopuolelta tai sen sisältä.

Osakkaiden on helppo valita omassa pankkipalvelussa ns. toistuvaismaksu, jolloin kuukausimaksut siirtyvät automaattisesti valituin väliajoin kimpan tilille. Kuukausimaksun suuruudesta riippuen voi käytännössä olla helpoin maksaa useampi kuukausimaksu kerralla, esimerkiksi 3, 6 tai 12 kuukautta. Kimpan säännöissä kannattaa määritellä, mitkä vaihtoehdot ovat. Toistuvaismaksujen käyttö on myös kimppatallien laatukriteerisuosituksena.

Talousasioista tiedotetaan yhteisesti sovittujen pelisääntöjen mukaisesti, ainakin kerran tai kahdesti vuodessa tai kuukausiraportin tai muun tiedottamisen yhteydessä.

Tilin avaaminen

Raha-asioiden hoitoa varten yhtymälle perustetaan tili. Tilin perustamisoikeus ja -menettely kannattaa kirjata kirjalliseen sopimukseen. Tilin avaamiseen on useita vaihtoehtoja. Tili avataan pankissa aina jonkun henkilötunnuksen tai yrityksen y-tunnuksen alle. Hevoselle ei siis varsinaisesti voi tiliä avata.

Jos hevosella on vain muutamia omistajia (esim. viisi omistajaa tai alle sen) voivat osakkaat avata yhteisen tilin. Tällöin tili avataan kaikkien osakkaiden henkilötunnuksien alle, eli kaikki osakkaat omistavat tilin. Osakkaiden niin halutessa kaikille osakkaille on mahdollista myöntää tiliin laajat käyttöoikeudet, jolloin jokainen näkee tilin ja pystyy vaikka maksamaan laskuja omilla nettipankkitunnuksillaan. Yleensä käyttöoikeus tiliin on kuitenkin vain rahastonhoitajalla ja hänen lisäkseen turvallisuussyistä yhdellä tai kahdella muulla henkilöllä. Tässä mallissa lisävaivaa tuo tilin omistussuhteiden muuttaminen jonkun osakkaan halutessa luopuessa osuudestaan. Myös tilin avaaminen on jonkin verran järjestelyjä vaativaa, sillä kaikkien osakkaiden tulisi käydä tilin avaavassa pankissa allekirjoittamassa tilinavaus. Joissain pankeissa hyväksytään tilinavaukseen myös pöytäkirja, jossa pöytäkirjalla valtuutetaan yksi henkilö avaamaan tili muiden puolesta. Jos hevosella on useampia omistajia, kannattaa tilin avaukseen kuitenkin harkita muita vaihtoehtoja.

Kaiken kokoisissa kimpoissa paljon käytetty vaihtoehto on se, että yhtymän rahastonhoitajana toimiva henkilö yksinkertaisesti avaa tilin oman henkilötunnuksensa alle. Tämän vaihtoehdon hyötyjä on se, että tilin avaus on hyvin yksinkertaista, ja rahastonhoitaja voi hoitaa hevosen raha-asioita omiensa ohella samoilla nettipankkitunnuksilla. Kimppaomistussopimuksessa kannattaa määritellä rahastonhoitajan velvollisuudeksi esittää osakkaille tilinpäätös vuosikokouksessa. Sopimukseen suositellaan kirjattavaksi myös määräys vuosittaisesta tilintarkastuksesta. Väärinkäytösten riskit ovat siis hyvin pienet, mikäli kimppa vaan muuten toimii hyvin ja tilintarkastukset todella suoritetaan.

Mitä riskejä ja hankaluuksia tässä vaihtoehdossa on? Mikäli rahastonhoitaja haluaa kesken hevosen omistuskauden luopua rahastonhoidosta, täytyy hevoselle avata uusi tili ja muistaa ilmoittaa uusi tilinumero eri yhteyksiin. Erittäin pieni, joskin olemassa oleva riski, joka liittyy vain yhden yhtymän osakkaan omistamaan tiliin, on kyseisen henkilön äkillinen sairastuminen tai kuolema. Mikäli tilin omistajalle sattuu jotain, voivat hevosen raha-asiat jäädä ainakin hetkeksi aikaa hoitamatta. Esimerkiksi äkillinen sairastuminen, joka vie tilin omistajan pitkäksi aikaa sairaalaan, on tilanne joka kannattaa ainakin miettiä läpi. Jos rahastonhoitaja on avannut tilin kotipankkiinsa, ja käyttää sitä omilla nettipankkitunnuksillaan, ei hän varmasti mielellään anna tiliä kenenkään muun henkilön käyttöön, näkyyhän tunnuksilla samalla säästö- ja sijoitustili ja asuntolainan määrä. Nettipankkitunnuksetkin ovat henkilökohtaiset, eikä niitä missään tapauksessa saa luovuttaa ulkopuoliselle. Yksi vaihtoehto on tietysti avata tili pankkiin, jossa tilinavaajalla ei aikaisempia tilejä ole; näin hevosen tiliin saa omat tunnukset, jotka pysyvät erossa henkilökohtaisesta pankkiasioinnista. Tässäkään tapauksessa pankkitunnuksia ei kuitenkaan saa luovuttaa ulkopuoliselle.

Rahastonhoitajan äkillinen kuolema mutkistaa myös tilannetta. Jos tili on henkilökohtaisesti rahastonhoitajan nimissä, jää tili perikunnan haltuun, samoin kuin kuolleen osakkaan osuus hevosesta. Tällöin on tärkeää voida sopimuksella osoittaa, että tilin rahat eivät olleet vainajan henkilökohtaista omaisuutta, vaan perikunnalle kuuluu ainoastaan vainajan omistusosuuden mukainen osa. Ongelmia on odotettavissa etenkin silloin, mikäli vainajan perillinen on alaikäinen lapsi. Tällaisessa tapauksessa lapselle määrätään edunvalvoja, ja hevosen sekä tilin omistussuhteiden selvittely voi olla hyvin hankalaa, jos tilanne paperilla näyttää erilaiselta kuin mikä käytäntö on ollut.

Kaikkein riskittömin tilivaihtoehto hevoskimpoille on ns. ryhmän yhteistili, jota käytetään esim. koululuokkien luokkaretkivarojen keräystileinä. Tilistä tehdään ryhmän tilinavauspöytäkirja, johon pankilta on saatavissa valmis pohja. Tili on silloin kaikkien yhtymän osakkaiden omistuksessa, ja tilinavauspöytäkirjalla määritellään henkilöt, joilla on tilin käyttöoikeus. Jos yhtymässä tapahtuu henkilömuutoksia, on pankki pidettävä niistä ajan tasalla. Pankissa toimitaan viimeisimmän pöytäkirjan mukaan, jos muuta tietoa ei ole toimitettu. Tilisopimusta on ylläpidettävä yhtymän puolesta, jotta käytänteet toimisivat moitteettomasti. Pankille on toimitettava kerran vuodessa kokouspöytäkirja, josta käyvät ilmi henkilöt, joilla tilinkäyttöoikeus on.

Ryhmän tilinavauspöytäkirjan hankaluutena on se, että jokaisen tilinomistajan on käytävä pankissa tunnistautumassa ennen tilin avausta. Omasta pankista kannattaa kysyä neuvoa tilin avaukseen, sillä jokainen pankki toimii omalla hyväksi katsomallaan tavalla ja yleispäteviä ohjeita on mahdoton antaa.

Kimppatallin verotus yhtymänä

Verotuksessa yhtymän käsitteellä on eri sisältö kuin yksityisoikeudessa. Yhtymä ei ole itsenäinen verovelvollinen, vaan sen tulo jaetaan verotettavaksi osakkaiden tulona.

Toiminta on verottajan näkökulmasta harrastusluonteista, jos sitä ei harjoiteta vakaassa ansiotarkoituksessa. Harrastustoiminnan tappiota ei voida vahvistaa, vaan tappiota pidetään elinkustannusten luonteisena. Vähentämättä jääneet menot huomioidaan kuitenkin myöhempinä vuosina saman harrastustoiminnan tuloja verotettaessa. Harrastusluonteisesta toiminnasta on syytä pitää erillistä menojen ja tulojen muistiinpanoa. Jokaisen osakkaan kannattaa siis säilyttää tositteet.

Yksinomaan kilpailutarkoituksessa tapahtuva ravi- ja ratsuhevosten pitäminen, johon ei liity hevosten kasvatustoimintaa, on yleensä vähäisessä määrin harjoitettuna (1-2 hevosta) ja tappiollisena katsottava yksityistalouteen kuuluvaksi harrastustoiminnaksi. Harrastusluontoisesta toiminnasta on yleensä kuluja enemmän kuin tuloja. Jatkuvasti useiden vuosien ajan tappiota tuottanutta toimintaa pidetään yleensä harrastustoimintana. Harrastukseksi katsotaan melko laajakin toiminta, jos ansiotarkoitusta ei ole havaittavissa usean vuoden toiminnan jälkeenkään.

Jos yhtymän tilille kertyy ylimääräistä rahaa, kannattaa käytännössä sopia maksuvapaista kuukausista ennemmin kuin tilittää rahaa yhtymän osakkaille. Siirrettäessä rahaa kimpalta osakkaille puuttuu verottaja asiaan, mikäli osakkaille tuloutettavat varat ovat suuremmat kuin osakkaan menot ko. hevoseen.

Kimpan vastuuhenkilöille maksettavat mahdolliset työkorvaukset ovat heidän henkilökohtaista verotettavaa työtuloaan.

Hevosten kimppaomistusyhtymille ei ole olemassa yhtä selkeätä toimintaohjetta verotuksen suhteen. Asiasta kannattaa kysyä oman alueen verotoimistosta.
Anne Laitinen, Johanna Heinonen ja Noora Ylimys