Kimpan viestintä

Onnistuneiden kimppaelämysten kannalta on tärkeää, että tieto asioista kulkee. Onnistuneen kimpan tunnusmerkki on toimiva tiedotus. Äänekäs kimppa ei sammaloidu.

Se, mikä on valmentajalle itsestään selvää arkirutiinia, voi olla uudelle hevosenomistajalle uutta ja mahtavaa. Tiedottamisen yleiset pelisäännöt kannattaa kirjata kimppasopimukseen mukaan heti alkuvaiheessa. Kuka on yhteyshenkilö valmentajan ja kimpan välillä? Ammattilaisten osaamisen kunnioitusta on se, että heille annetaan työrauha, eikä samoja asioita tarvitse käydä läpi jokaisen  kanssa erikseen. Yleensä kimpanvetäjä hoitaa yhteydenpidon valmentajan kanssa ja tiedottaa sitten muulle kimpalle hevosen kuulumiset.

Silloin kun asiaa on, ollaan aktiivisia ja reagoidaan heti kun mahdollista. Nautitaan, ja otetaan myös tiedottamisessa ilo irti onnistumisen hetkistä. Yhtä tärkeää on kuitenkin huolehtia tiedottamisesta myös silloin, kun hevosella on kaikki normaalisti. Pitkiä hiljaisia kausia, jolloin kulkevat vain kuukausimaksut, tulee välttää. Nykypäivänä myös valokuvien ja videoiden ottaminen ja jakaminen edelleen käy kädenkäänteessä. Valmentaja tai hoitaja voi välittää vaikka kännykkäkameralla otetun kuvatervehdyksen, joka voi tarjota elämyksen porukalle. Kaiken ei tarvitse olla suurta, kun ajatus on mukana.

Case Callela Longshot - Ilkka Nisula kertoo

Edustamani oululainen Tuhannen Talli omistaa ravihevosen nimeltä Callela Longshot, jolla on 2,5 vuoden ajan (toukokuusta 2011 vuoden 2013 loppuun) 1 000 osakasta. Osuuksia kirjanneita henkilöitä on kahdeksan ja puoli sataa, sillä joillakin meistä on pari osuutta nimissään.

Yksi tällaisen kimpan perustusvaiheessa usein esiin nousseista kysymyksistä oli se, että mitenkähän hevosen valmentajalle ja ohjastajalle jää aikaa paneutua enää mihinkään muuhun kuin omistajien kahvittamiseen ja heidän kanssaan jutusteluun. Kimppa perustettiin toukokuussa 2011, ja edelleen hevosen kotitallilla keitetään kahvit samankokoisella masiinalla kuin ennen "Sulon" tuloakin. Tämän kimpan tavoissa viestiä on varmasti myös kehittämisen varaa eikä niitä esitellä ainoina oikeina tapoina, mutta monessa kohdassa on myös onnistuttu. Aloitetaan osio käymällä kimppatallimme viestintäkonstit läpi. Kuten kaikissa Longshothevoskimppaan liittyvissä asioissa, tässäkin saa vapaasti kopioida!

Kuva: Seppo Rajala

Sähköinen viestintä - tehokasta ja edullista

Näin suuren omistajajoukon välinen viestiminen on hoidettu enimmiltä osilta sähköisesti. Yleisenä lähtöajatuksena on, että kaikki kimpan varat halutaan kohdentaa hevosen hyvinvointiin ja kilpauran edistämiseen sekä mahdollisesti omistajien yhteisiin tempauksiin. Internetin kautta toimiva viestintä on ylivoimaisesti kustannustehokkain keino, ja siihen kannattaa panostaa.

Callela Longshotin pääasiallisia tiedotuskanavia ovat oriin omistajien sähköpostilista sekä hevosen kotisivut. Kotisivuilta löytyvät muun muassa kimpan säännöt, kuvagalleria, toiminnan esittelyä ja yhteystiedot. Kotisivuja päivitetään vähintään kerran viikossa niin, että hevosen ja kotitallin kuulumiset voi lukea hoitopäiväkirjasta. Jos asiaa on enemmän, tai tiedossa on jokin merkittävä tapahtuma hevosen uralla, sivuja päivitetään aktiivisemmin ja omistajille lähetetään sähköpostia. Callela Longshotin asioista tiedotetaan myös Oulun ravitapahtumissa. Äimäraution rata on mukana hengessä oululaisten omassa kimpassa, joka on tuonut mukanaan lajin kaipaamaa positiivista näkyvyyttä.

Suurempien kimppojen hevosille kannattaa rakentaa omat kotisivut. Netistä löytyy työkaluja omien kotisivujen laadintaan ja ravihevosen nettisivut syntyvät esimerkiksi opiskelijatyönä vaivattomasti. Sivuja laadittaessa tulee miettiä, kuinka usein  niitä aiotaan päivittää. Paikalleen jämähtävät sivut, joiden päivitykseen kimpan viestinnästä vastaavalla henkilöllä ei ole aikaa käytettäväksi, jäävät nopeasti unholaan. Kukin kimppa voi miettiä kohdalleen sopivan päivitystahdin ja kirjata tämän sopimukseen ylös, kerran viikossa on vain yksi vaihtoehto. Nettisivut voi laatia tämän suunnitelman mukaisesti joko yleisinfoa tarjoavaksi tietopankiksi tai vaikka kuinka dynaamisiksi tahansa, jos toimijoilla on aikaa bloggailla ja latailla valokuvia useinkin.

Callela Longshotin kotisivuja voi käydä lukemassa kuka tahansa netinkäyttäjä. Samoin on laita tallin Facebook-sivun, eli kuka tahansa kyseisen sosiaalisen median palvelun käyttäjäksi liittynyt voi käydä tykkäämässä Sulosta ja liittyä vapaasti mukaan keskusteluihin sekä fanittamaan. Facebookissa on helppoa heitellä mielipiteitä, keskustella vapaasti ja jakaa omia valokuvia sekä videoita - kätevää ja vaivatonta, eikä maksa mitään.

Tuhannen Tallin sähköpostilista on vain omistajille varattu viestintäkanava. Se toimii yksityisyyssyistä niin, että ainoastaan hevosen tiedotuksesta vastaavat tahot voivat lähettää sähköpostia omistajille, etteivät tuhannen osakkaan sähköpostiosoitteet mene yleiseen jakeluun. Pienemmissä kimpoissa on tietysti järkevää luoda sähköpostiryhmä, jossa kaikki osakkaat voivat viestiä keskenään. Sähköposti on kotisivuja ja Facebookin yksityisasetuksista riippuen myös sosiaalista mediaa yksityisempi tapa viestiä kimpan kuulumisista. Toki myös Facebookiin voi luoda suljettuja ryhmiä vain kimppalaisille, jos nämä kaikki palvelua käyttävät.
Sama tieto kaikille

Viestintä tulee hoitaa niin, että jos ei käytä Facebookia tai edes sähköpostia, on heilläkin oikeus tietää. Toisaalta, jos tuntee suurta inhoa jo tekstiviestejäkin kohtaan, on olemassa vaara, ettei ihan kaikkea tule tietäneeksi - kohtuus kaikessa. Callela Longshotin tapauksessa niistä omistajista, joilla ei ole ollut omaa sähköpostitiliä käytössään, moni on antanut jonkin perheenjäsenensä sähköpostiosoitteen viestien vastaanottoa varten.

Omistajia tässä kimppatallissa on niin paljon, että yksittäiset vierailut hevosen kotitallille eivät ole ajankäyttösyistä mahdollisia. Valmentajan työrauha on säilytettävä. Näistä syistä kimpan sääntöihin kirjattiin kohta, jossa yksiselitteisesti kielletään omistajien omat vierailut tallille. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettei omistajilla olisi mahdollisuutta päästä paijaamaan orittaan ja syöttämään sille porkkanoita. Asia on hoidettu niin, että omistajilla on aina mahdollisuus tavata hevosta tapahtumien yhteydessä paikoissa, joihin mahtuu hyvin väkeä. Tämä on Sulon tapauksessa myös turvallisuustekijä.

Kimppahevosen alkutaipaleella yhteistapahtumia ovat olleet varsanäyttely, harjoitusravit, opetuslähtö, koelähtö ja uran avauskilpailu Äimäraution raviradalla, Kriterium-ravit sekä koko perheen touhupäivä Lumijoen keskustassa Pitäjäpäivillä. Hevonen on ollut myös näytillä suuremmissa Äimäraution raveissa myyntinsä yhteydessä sekä kimppatallin saaman palkinnon luovutuksessa. Porukkaa kimpassa on sen verran paljon, että vaikka kaikki eivät tietysti yhtä aikaa paikalle tulekaan, vaaditaan tilaa ja fasiliteetteja, joissa pitää yhteyttä ja hyöriä. Näissä tapaamisissa on ollut hyvin aikaa vaihtaa kuulumisia, ottaa valokuvia, tervehtiä Suloa ja syötellä herkkuja. Kimpalla tavoiteltiin mahdollisimman paljon uusia hevosenomistajia ja heille nämä tapaamiset ovat tuottaneet suurta mielihyvää.

Se, mitä menetetään oman hevosen kanssa vietetyssä ajassa, voitetaan me-hengessä. On hienoa olla paikalla muiden yhtä iloisella mielellä olevien omistajien kanssa - parasta mahdollista sisäistä viestintää, joka näkyy myös ulospäin. Jokin pienempi porukka ei vaadi koko raviradan katsomoa itselleen, vaan esimerkiksi oman kilpapollen tienesteillä maksettu ravintolapöytä raviradalla voi tarjota yhteisen toiminnan ikimuistoisia huippuhetkiä ja hauskaa yhdessäoloa. Callela Longshotin uran avauskilpailu päättyi helmikuussa hylkäykseen pitkästä laukasta. Kuten lajiin ominaisesti kuuluu, aina ei mene hyvin, mutta siitäkin selvittiin. Epäonnistumisen hetkellä pitää korostaa sitä, että etenkin tällaisen ison porukan kanssa ei kannata pitää kynttilää vakan alla silloin, kun on hyviä esityksiä ja ilon aiheita - nautitaan ja hehkutetaan silloin, kun on sen hetki!
Välineitä riittää

Kaikki eivät ole yhtä kiinnostuneita seuraamaan hevosensa asioita. Yhdelle riittää starttien näkeminen ja toinen haluaa tietää viikoittain missä mennään. Kimpan viestintää suunniteltaessa mietitään ja rajataan minimitaso, jolla kaikkien oletetaan olevan oikeutettuja tietämään riittävästi. Ja jos poikkeuksia tulee, niistä ilmoitetaan. Kun hyvät ja huonot asiat jaetaan avoimesti sekä viivyttelemättä, toimitaan pyyteettömästi ja kullakin kimppalaisella on mahdollisuus vetää omat johtopäätöksensä samojen tietojen pohjalta. Aina ei tarvita kärkeviä blogeja tai videoita, vaan se ikimuistoinen kännykkäkameran otos tai ohjastajan letkautus rattailta jokaiselle jaettuna voi jo tuottaa paljon iloa.

Menestyneemmille ja tunnetummille hevosille voi myös saada innokkuudella, tuurilla ja taidokkuudella järjestettyä yhteistyökumppanuuksia vaikkapa joidenkin yritysten tai paikallismedioiden kanssa.

Twitter on sosiaalisen median palvelu, jonka käyttäjät voivat lukea toistensa lyhyitä viestejä internetissä. Myös Twitter on yksi viestinnän vaihtoehto. Erilaisia keskusteluforumeja sekä viestimiä tässä maailmassa kyllä riittää, jos kimpassa on nykyaikaisia käyttäjiä. Kirjepostilla vie aikansa saapua perille, mutta mikäpä sen hienompaa kuin saada odotettu ja ainutlaatuinen voittajakuva oman hevosen juoksusta!

Nykytekniikkaa hyödyntäen valokuvien ja videoklippien jakaminen ja erilaisten gallerioiden luominen on helppoa. Facebook on yksi vaihtoehto, mutta muitakin riittää ja niitä kannattaa hyödyntää.
Selvät pelisäännöt

Callela Longshotin osalta viestinnän pelisäännöistä kerrottiin pääpiirteet selvästi kimpan säännöissä sekä kotisivuilla jo ennen myyntiä, joten nämä toimintamallit ovat olleet alusta asti osakkaille selvät mukaan lukien yksittäisten tallitapaamisten kielto. Viestinnän kuvioista, kuten kaikista muistakin kimppa-asioista, kannattaa ilmoittaa mahdollisimman tarkoin jo ostovaiheessa ja sopimuksia tehtäessä, jotta osakas tietää mitä odottaa eikä tulisi ei-toivottuja negatiivisia yllätyksiä. Alkuun sähköpostia ja kyselyitä tuli paljon, mutta kun on päästy normaalirytmiin, työmäärä on kaikilta osin ollut kohtuullista.

Longshot on herättänyt niin paljon kiinnostusta paikallisessa mediassa, että hevosen elämää on jonkin verran seurattu lehdissä ja alueen radioissa. Nämä ovat plussaa hevoselle ja raviurheilulle, mutta niiden varaan ei tietenkään voi kimpan viestintää laskea. Mitä enemmän ääntä mediassa ja katsomoissa piisaa, sitä paremmin menee myös koko lajilla. Ollaan siis iloisia ja avoimia ulospäin - tämä on hieno urheilulaji.

Kimppatallin taloudesta tiedottaminen

Taloudellisista asioista kertominen saattaa olla kynnyskysymys kimppatallin omistajien keskinäisen tiedonkulun onnistumisessa. Kimpanvetäjän ja tiedottamisesta vastaavan henkilön on hyvä huomioida, että hevosten suhteellisen korkeat kulut ja niiden jakaantuminen eivät ole kaikille omistajille itsestäänselvyyksiä, ja osa ihmisistä haluaa olla hyvinkin tarkasti selvillä siitä mihin heidän rahansa kuluvat - vaikka kokonaissummista olisi etukäteen sovittu. Kun ammattivalmennuksessa olevan hevosen kulut ovat noin 1 000-1 500 euroa kuukaudessa, siitä noin puolet muodostuu yleensä valmennusmaksusta, loput koostuvat erilaisista muuttuvista eristä, kuljetuksista, eläinlääkärinkuluista, ilmoittautumismaksuista, vakuutusmaksuista jne. Näiden kulujen avaaminen sopivin välein on reilu ja avoin toimintatapa.

Epäluulon ja erimielisyyksien ennaltaehkäisyksi kimpan talousasioista tiedottamisesta on hyvä sopia etukäteen ja samalla sopia myös kimpan muuhun taloudenpitotapaan soveltuvasta tilintarkastuksesta. Vaikka porukka ei olisi suuri, kannattaa lähtökohtana pitää mahdollisimman avointa tiedottamista ja omasta porukasta valittavaa epävirallista tilintarkastajaa.

Raha-asioiden hoito ja niistä tiedottaminen vaativat aikaa. Jos kimpalla on yhtään varallisuutta, kunniapalkintoja tai muuta kivaa materiaalia jaettavana, on syytä miettiä, ovatko vastuuhenkilöt ansainneet jotain etuisuuksia muihin osakkaisiin nähden. Innokkainkin kimpanvetäjä voi väsähtää, jos hän uurastaa muiden eteen mitään työstään saamatta tai jopa muita hieman enemmän rahaa itse menettäen.

Ammattimaisissa osakeyhtiökimpoissa pienten korvausten maksaminen puhelinkuluista ja ajankäytöstä on täysin perusteltua, mutta jälleen avoimuus mielessä pitäen. Kuka saa mitäkin ja mistä työstä?

Ison hevoskimpan vetäminen on ammattimaista työtä, josta on täysin hyväksyttävää maksaa korvausta vetäjälle.

Irina Keinänen ja Ilkka Nisula